Effektive Teams
nutzen Huddle Rooms

So verbinden Sie Menschen,
Technik und Organisation

Was ist ein Huddle Room?

Der Huddle Room ist ein kleiner Besprechungsraum, in dem sich Mitarbeiter treffen, um ihre Ideen und Arbeitsergebnisse zu besprechen und zu präsentieren. Der Begriff Huddle kommt ursprünglich aus dem American Football. Er beschreibt die Versammlung der Spieler im Stehen, bei der Spielzüge und Taktik für das noch laufende Spiel besprochen werden. Ein Grundgedanke, der für den Huddle Room übernommen wurde, ist der, dass man sich in kurzen Besprechungen gegenseitiges feedback von Kollegen einholt, um schneller zu einer Übereinkunft zu gelangen. Vergleichbar ist auch, dass man in diesen Besprechungen häufig steht, um auch körperlich aktiver zu sein.

Besprechungsraum

Huddle Room, Bildquelle: Office Snapshots

Zur Präsentation der Beiträge werden kleine bis mittelgroße Displays oder Touchscreens verwendet. Die Beiträge werden direkt von den eigenen mobilen Endgeräten auf den Screen übertragen. Dazu werden drahtlose oder drahtgebundene Präsentationssysteme verwendet. Oftmals finden auch Videokonferenzen statt, an denen Kollegen von unterwegs oder vom Home Office aus teilnehmen. Somit ist der Huddle Room ein Ort, wo kollaboratives Arbeiten in kleinem Kreis möglich ist. Der Huddle Room kommt in einer Vielzahl von Begrifflichkeiten vor, z.B. als Break Out Space, Creative Lab, Small Open Meeting Space u.v.m.

Warum ein Huddle Room?

Besprechungen in kleinen Teams mit 3-5 Mitarbeitern sind effektiver und kostengünstiger. Kleinere Räume mit angenehmen Ambiente erzeugen mehr Nähe und sind somit eine gute Voraussetzung für vertrauensvolle, zielorientierte Zusammenarbeit. Der Einsatz moderner Methodiken, wie z.B. die agile Softwareentwicklung und agiles Projektmanagement sowie den daraus abgeleiteten Praktiken lassen sich auf kleinem Raum mit einer modernen IT Infrastruktur technisch hervorragend unterstützen. Der Anschluss mobiler Endgeräte an das Firmennetzwerk oder via WiFi ermöglicht den Austausch digitaler Inhalte. Videokonferenzen verbinden die mobilen Mitarbeiter über Videokonferenzen mit Kollegen im Büro und reduzieren somit Reisekosten und Zeitaufwand. Die Verwendung von interaktiven Whiteboards fördert kollaboratives Arbeiten. Die Visualisierung und gemeinsame Bearbeitung von Konzepten, Vorlagen, Präsentationen sind wesentliche Erfolgsfaktoren dafür, schnell zu einem gemeinsamen Arbeitsergebnis zu gelangen. Deshalb ist ein Huddle Room mehr als ein verkleinerter Besprechungsraum. Er verbindet Menschen mit Hilfe moderner Technik und organisiert die Zusammenkunft in der Organisation in möglichst angenehmen Ambiente.

Wie ist ein Huddle Room Ausgestattet?

Huddle Rooms und kleine Besprechungsräume sind stets individuell gestaltet und sagen viel über die Unternehmenskultur aus. Die Gestaltung durch Design und Mobiliar reicht von kühl, nüchtern, schlicht bis zu kreativ, CI konform, bequem und just crazy. Inspiration zur Vielfalt und Gestaltung der Innenarchitektur findet sich bei Office Snapshots

Auch lohnt sich ein Streifzug bei den diversen Möbelherstellern, um sich Anregungen zur Ausstattung zu holen.
Gerne bringen wir Sie in Kontakt zu unseren Ansprechpartnern.

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Checkliste zur Ausstattung eines Huddle Rooms

Wir empfehlen sich für die Infrastruktur eine Checkliste zu erstellen, anhand derer die Auswahl der Geräte und technischen Infrastruktur erfolgen kann. Nachfolgend unsere Anregungen.

  • Sorgen Sie für ausreichende Lüftung und Klimatisierung, um ein angenehmes Wohlfühlambiente im Besprechungsraum aufkommen zu lassen. Eine Klimaanlage hilft!
  • Wenige Stühle dafür Stehtische sowie Arbeitsflächen zum Auflegen von Notebooks
  • Ein Display ohne Touch Funktion mit hoher Auflösung, wenn überwiegend nur präsentiert wird.
  • Ein Touch Display als Whiteboard für Brainstorming, Skribbeln oder dem Erstellen von Mindmaps, wenn Kollaboration gewünscht wird.
  • Ein drahtloses Präsentationssystem zur Übertragung von Inhalten von den Geräten der Teilnehmer auf einen zentralen Bildschirm.
  • Ein mobiler Touchscreen auf einem schwenkbaren Lift . Ein solcher Touchtable kann als digitaler Arbeitstisch verwendet werden.
  • Hochwertige Lautsprecher und Mikrofone für Videokonferenzen z.B. via Skype.
  • 2-3 LAN-Verbindungen, denn bei aller Freude über drahtloses Internet sind ruckelfreie Videokonferenzen über eine stabile Kabelverbindung von Vorteil.
  • Einige HDMI-Anschlüsse und Adapter für die Vielfalt der Geräte
  • Ein zentrales Monitoring der Räume über die Raumbelegung, digitale Türschilder.
  • Eine Schulung der Mitarbeiter um die Technik effektiv zu nutzen. Nicht jeder Mitarbeiter ist sofort begeistert von neuen Technologien und muss sich erstmal damit anfreunden oder Berührungsängste abbauen. Touchscreens und interaktive Präsentationssysteme bieten viel
  • Möglichkeiten, fordern jedoch zu einem Umdenken in der Arbeitsweise heraus.

Sie können sich gerne persönlich in unserem Showroom in München oder Basel informieren und beraten lassen. Nachfolgend bieten wir eine kleine Zusammenstellung zur Infrastruktur eines Huddle Rooms an.

Beispiel zur Ausstattung eines Huddle Rooms mit Kosten

Für eine Komplettlösung bietet sich das Tech Fontein Interactive Hub an. Der Touchscreen fördert die Zusammenarbeit, ermöglicht Videokonferenzen und Videostreaming bis zu 4K UHD Qualität. Der Touchscreen passt in jeden Besprechungsraum und rollt mit dem All-in-One Lift von einem Ort zum anderen. Der Monitor kann stufenlos bis zu 90 Grad gedreht werden und dient somit als digitaler Tisch. Mit dem integrierten i7 Power PC  und Microsoft 10 sind alle Anwendungen Ihres Unternehmens direkt aus einem Netzwerk heraus nutzbar. Kosten je nach Konfiguration ca. €  6.676,00

Ein Full HD Display, z.B. ein MultiSync® V554
Die Displays von NEC bieten eine sehr hohe Bildschirmhelligkeit (500 cd/m²), hohe Betriebssicherheit und ein ansprechendes elegantes Design. Somit sind die NEC gut geeignet sich auch in anspruchsvollem Ambiente einzufügen. Die Bildschirme lassen sich auch mit einem Raspberry Pi-Modul oder einem OPS PC betreiben. Damit sind die Displays auch für Digital Signage Anwendungen geeignet.
Kosten ca. € 3.850 (nur Display)

Wandhalterung von CHIEF

Zur Befestigung kann ein Display fix, oder mit einem Click-Out-Halter von CHIEF an der Wand montiert werden. Kosten ca. € 80,- bis 350,-

wePresent 2000

Das drahtlose Präsentationssystem wePresent 2000 zur Übertragung von Inhalte auf einen Bildschirm. Mit dieser Lösung können die Inhalte von bis zu4 Teilnehmern gleichzeitig auf dem Display angezeigt werden. Bei Verwendung eines Touchscreens kann der Inhalt der Endgeräte vom zentralen Bildschirm aus per Touch gesteuert werden. Kosten ca. € 1.450

Fazit
Je nach Anforderung zu Komfort und Funktionalität ergeben sich unterschiedliche Lösungen und Ausstattungsvarianten. Die Preise für Displays sind in den letzten Jahren stark gefallen und somit ergeben sich attraktive Angebote. Große Unterschiede bestehen noch bei kapazitiven Displays im Vergleich zu IR LED betriebenen sowie bei Design und Ausstattung.
Ein Huddle Room läßt sich mit kleinem Budget bereits ab ca. € 3.800 mit Technik ausstatten. Qualitativ hochwertiges Equipment und mehr Funktionalitäten, bekommt man bereits für weniger als € 7.000.

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